4 dicas de como revisar e diminuir os processos manuais dentro do seu escritório contábil

A sobrecarga operacional causada por processos manuais é uma realidade silenciosa que impacta diretamente a rentabilidade e o crescimento de muitos escritórios contábeis. 

Enquanto a equipe dedica horas preciosas a tarefas repetitivas, em cima de planilhas, conferência de dados e geração manual de relatórios, o foco estratégico em atender melhor os clientes e buscar novas oportunidades de negócio acaba ficando em segundo plano.

Um estudo da McKinsey & Company revelou que cerca de 60% das ocupações possuem pelo menos 30% de atividades que podem ser automatizadas com tecnologias já disponíveis. Em outras palavras, ferramentas já disponíveis permitem automatizar essas rotinas manuais, liberando boa parte do tempo da equipe para ações mais estratégicas e rentáveis.

Neste texto, abordaremos como identificar e eliminar essas ineficiências operacionais, apresentando caminhos para tornar o escritório mais produtivo, ágil e focado mais no resultado do que em resolver problemas. 

1. Mapeie detalhadamente as rotinas operacionais

Antes de buscar soluções tecnológicas, é fundamental entender exatamente onde estão as suas ineficiências. Para isso, recomendamos que faça um levantamento completo das atividades realizadas pela equipe, a partir dessas perguntas: 

• Quais tarefas são feitas manualmente diariamente? E por quê? 
• Onde estão ocorrendo os maiores índices de retrabalho ou atrasos?
• Que processos exigem conferências constantes para evitar que tenha erros?

Para detalhar as etapas, utilize ferramentas de gestão de processos ou até mesmo um mapeamento visual (como fluxogramas). A simples visualização dos fluxos muitas vezes revela atividades que não agregam valor e que, por consequência, podem ser eliminadas ou automatizadas.

Após esse detalhamento, aí, sim, iremos explorar a automação. 

2. Priorize automatizar as rotinas mais operacionais e repetitivas

Nem toda automação precisa ser implementada de forma ampla e imediata. O ideal é iniciar pelos processos que mais impactam a rotina da equipe e que têm baixo valor estratégico, como, por exemplo:

• Geração e envio de relatórios periódicos para os clientes;
• Importação e conferência de notas fiscais;
• Emissão de guias de impostos e obrigações acessórias;
• Controle de Certidões Negativas de Débito (CNDs) e das caixas postais governamentais.

Esses sãos exemplos de tarefas que são facilmente automatizadas por diversos sistemas do mercado. Como falamos acima, além disso, é necessário que o processo esteja bem definido para as automações funcionarem corretamente, mas, com tudo organizado, elas salvarão muitas horas de trabalho do seu time.

3. Capacite a equipe 

Continuando, você já deve ter entendido que a automação só traz resultados consistentes quando a equipe está preparada para assumir um novo papel: menos operacional e mais analítico, não é?

Para o gestor, isso significa começar a investir em treinamentos (e tempo para isso!) para os profissionais aprenderem utilizar melhor as ferramentas tecnológicas disponíveis. Com as ferramentas “trabalhando” por eles, eles poderão, efetivamente, dedicar mais tempo para a análise de dados, um atendimento mais consultivo aos clientes e o desenvolvimento de soluções que realmente agreguem valor para o escritório.

Entendemos que uma equipe capacitada entende melhor os objetivos do escritório, propõe melhorias nos processos e utiliza a tecnologia como aliada para melhorar a produtividade e a qualidade do atendimento aos clientes.

Além disso, criar indicadores de produtividade e acompanhar de forma contínua a evolução dos resultados ajuda a manter a equipe engajada e orientada para a busca de soluções e não só em resolver problemas. 

4. Implemente um modelo de melhoria contínua dos processos

Ok, automatizar processos é o primeiro passo para a eficiência, certo? Depois, você irá treinar bem sua equipe para que aproveite ao máximo as ferramentas. Mas, depois desses processos, ainda temos mais um passo: garantir que essa eficiência se mantenha no longo prazo. O que vai exigir acompanhamento constante e direcionamento claro.

É aqui que entram as métricas, como o caso dos OKRs (Objectives and Key Results), uma metodologia prática para estabelecer metas e alinhar a equipe em torno do que realmente importa.

Mas o que são OKRs?

OKRs são uma forma estruturada de definir onde se quer chegar (Objetivos) e como saber se está no caminho certo (Resultados-Chave). Mais do que simples metas, os OKRs pode ajudar os escritórios contábeis a:

• Definir prioridades claras para cada período;
• Engajar a equipe em torno de objetivos comuns;
• Acompanhar o progresso de forma objetiva e mensurável;
• Evitar a dispersão de esforços em tarefas que não geram resultados estratégicos.

Em um ambiente de alta demanda operacional, como o contábil, é fácil perder o foco no que realmente gera valor. Os OKRs funcionam como um filtro, dessa forma permitindo que os gestores direcionem esforços para as atividades que impulsionam a produtividade, melhoram a rentabilidade e contribuem para o crescimento do negócio.

Vamos a um exemplo:

• Objetivo: Reduzir o tempo gasto em processos manuais no fechamento contábil.
• Resultados-Chave:
• • Automatizar 80% das rotinas de importação de notas fiscais até o próximo trimestre.
  • Reduzir em 30% o tempo de geração de relatórios gerenciais.
  • Capacitar 100% da equipe para utilizar as novas soluções implementadas.

Para definir as suas a OKRs é preciso que elas sigam algumas orientações: 

• Devem ser simples, objetivos e de fácil compreensão;
• Funcionem como um contrato coletivo, reforçando o foco e o comprometimento de todos;
• Precisam ser verificáveis e públicos para garantir transparência;
• O que não está nos OKRs, não é prioridade: mantenha o foco;
• Menos é mais: trabalhe com 3 a 5 OKRs por ciclo, definidos com base em variáveis sob controle da equipe.

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Como o BI de Custo e Produtividade ajuda a reduzir processos manuais no escritório contábil?

Após revisar as rotinas e identificar os principais gargalos operacionais, o próximo passo é utilizar ferramentas que facilitem essa transição da execução manual para a automação. 

E é justamente nesse ponto que o BI de Custo e Produtividade da Questor se torna um grande aliado.

Enquanto muitos escritórios ainda gastam tempo excessivo consolidando dados em planilhas, o BI da Questor centraliza e organiza essas informações automaticamente. Isso elimina a necessidade de controles manuais dispersos e permite visualizar, de forma prática e objetiva, onde estão as atividades que ainda são realizadas de forma manual e que poderiam ser automatizadas.

Mas, na prática, como o BI apoia a redução de processos manuais?

• Identifica facilmente quais processos ainda não foram automatizados: os dashboards mostram claramente quais rotinas ainda consomem mais tempo da equipe e continuam sendo executadas manualmente, facilitando a identificação dos processos que ainda não foram automatizados.
• Mede o tempo investido em cada cliente e processo: com essa informação, fica mais fácil decidir onde a automação terá maior impacto imediato na produtividade.
• Avalia o impacto das rotinas já automatizadas: ao acompanhar os processos que já passaram por automação, o gestor tem embasamento para justificar novos investimentos em tecnologia.
• Facilita a tomada de decisão baseada em dados reais, não em percepções: isso reduz o risco de priorizar  processos pouco representativos, focando no que realmente gera ganhos operacionais. Também permite identificar os clientes que mais estão custando tempo e recursos do escritório, dessa forma fazendo com que você possa justificar o aumento de honorários, por exemplo.

E o resultado de todas essas etapas com a ajuda do BI de Custo e Produtividade?

Menos tempo gasto em controles manuais, mais eficiência operacional e uma gestão focada em produtividade e rentabilidade.

Em resumo, ao utilizar o BI de forma estratégica, com a implantação de um fluxo de processos e a definição de métricas de acompanhamento, o escritório passa a entender melhor quais processo mais estão tomando tempo da equipe e consequentemente, drenando a sua lucratividade. 

A Questor Sistemas é referência em sistemas contábeis automatizados, além disso, fornece treinamentos e suporte especializado para capacitar sua equipe no uso das ferramentas.

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