Dashboards Inteligentes: como transformar dados em decisões para seu escritório de contabilidade, advocacia ou empresa de prestação de serviços

Você ainda não utiliza dashboards e com isso toma decisões importantes com base em planilhas desatualizadas, anotações soltas e aquela intuição que, por vezes, falha? Se a resposta for sim, você está colocando seu negócio em risco. E qual é o problema? A falta de controle e a visão estratégica defasada.

Com o avanço da tecnologia, os dashboards surgem como ferramentas essenciais para otimizar a gestão de empresas e escritórios de diferentes segmentos. Eles não são apenas painéis bonitos, mas sim instrumentos potentes que oferecem uma visão clara, em tempo real, dos principais dados e indicadores do seu negócio.

Neste artigo, vamos explicar o que são dashboards, por que eles são indispensáveis para profissionais como contadores, advogados e prestadores de serviços, e como os dashboards do Questor Negócio podem transformar a gestão de negócios tornando a tomada de decisões importantes mais rápida e segura.

O que é um dashboard?

Agora, você deve estar se perguntando: mas o que é um dashboard, afinal? Vamos explicar. 

Imagine que você está dirigindo e, de repente, o painel do carro começa a mostrar a quantidade de combustível disponível, a temperatura do motor, a pressão dos pneus e até mesmo a eficiência do combustível. Você não precisa abrir o capô para saber como está o seu carro, nem mesmo levar ao mecânico; basta olhar para o painel. 

É assim que funciona um dashboard se pensarmos no contexto do seu negócio.

Os dashboards, são painéis visuais de dados (também chamados de painel de controle ou painel de informações) que oferecem uma visão rápida e clara de informações importantes, atualizadas em tempo real. 

Com eles, ao invés de você ter a necessidade de ficar procurando em planilhas, relatórios extensos ou esperando atualizações de sua equipe, você mesmo pode acessar todos os dados relevantes com alguns cliques.

Para você ter uma ideia, eles são tão importantes e versáteis que podem ser usados em diversas áreas e setores para acompanhar o desempenho da empresa, de projetos e de ações em tempo real, utilizando gráficos, tabelas e também, outros elementos visuais.

Alguns setores que utilizam muito de dashboards são:

• Marketing: Utiliza dos dashboards para monitorar o desempenho de campanhas, identificar fontes de tráfego e também, para avaliar a eficácia de estratégias.
• Vendas: Muito utilizado para acompanhar o pipeline de vendas, a taxa de conversão e o desempenho da equipe.
• Finanças: Aplicado para monitorar os indicadores-chave, como a receita, o lucro e o fluxo de caixa.
• Operações: Adotado para acompanhar o desempenho de processos, identificar gargalos e otimizar a produção.
• TI: Utilizado para monitorar o desempenho de servidores, redes e aplicações.

Desta forma, consegue tomar decisões importantes baseadas em informações reais da sua empresa, nada de achismos.

Por que você precisa de dashboards?

Seja você contador, advogado ou prestador de serviços, tomar decisões baseadas em dados reais, e não em suposições, é crucial. No passado, era comum confiar em relatórios demorados que levavam semanas para ficarem prontos ou, pior ainda, no “feeling” para tomar decisões. Mas esses métodos estão ficando cada vez mais no esquecimento.

Quando você trabalha com dashboards que te entregam o que precisa, consegue visualizar indicadores com uma visão detalhada da saúde financeira, operacional e até de desempenho da sua equipe. Hoje, já existem diversas soluções no mercado para criar dashboards, podemos citar:

• Microsoft Power BI
• Google Data Studio
• Tableau 
• MicroStrategy 
• SAP Analytics Cloud
• Excel
• Alteryx 

Mas, se você procura um ERP para prestadores de serviços que já tenha dashboards inclusos, o Questor Negócio é uma das melhores opções do mercado.

Com ele, você pode reduzir retrabalho, gerando em poucos cliques relatórios completos. Além disso, não fica refém de surpresas e antecipa problemas antes mesmo que eles aconteçam, podendo tomar ações corretivas com agilidade e evitando que o problema se torne uma bola de neve. 

Ao ter acesso a essas informações com mais precisão e rapidez, você acompanha de perto o desempenho da sua empresa e tem mais tempo livre para atender com excelência seus clientes.

Como os dashboards do Questor Negócio podem ajudar seu escritório?

O Questor Negócio foi desenvolvido pensando em você que trabalha com contratos de receita recorrente e gestão de serviços. Portanto, se gerencia um escritório de contabilidade, advocacia ou presta serviços que possuem receita recorrente, os dashboards oferecidos pelo sistema são a solução que precisa para mudar a forma como você toma decisões estratégicas.

Aqui estão alguns dos principais dashboards e como cada um pode transformar sua gestão:

Dashboard de Contratos: Você no controle dos seus contratos recorrentes

Para escritórios quem trabalham diariamente com gestão de contratos, inclusive os recorrentes, o Dashboard de Contratos do Questor Negócio é fundamental. Com ele é possível visualizar os contratos ativos, inativos e cancelados.

A partir disso, você consegue antecipar possíveis cancelamentos antes que aconteçam, permitindo ações preventivas para reter clientes ou ajustar sua oferta de serviços.  Ele também exibe informações sobre reajustes, negociações positivas e negativas e o saldo, informações que facilitam a gestão de contratos em andamento. Vamos ver alguns deles e como eles te ajudam no Questor Negócio.

Contratos novos

O Dashboard de novos contratos apresenta uma visão dos contratos cadastrados naquele período filtrado, podendo ser por visão de venda ou de faturamento. Nesse painel vai constar os contratos cadastrados conforme a “vigência de início” ou “data de venda” filtrada.

Negociações positivas

Acompanhe as negociações positivas geradas por aumentos no valor dos serviços dentro dos contratos.

Contratos cancelados

Visualize os contratos encerrados, bem como a quantidade de cancelamentos, motivos, período, tipo de cliente e serviço. Este dashboard é essencial para identificar padrões de cancelamento, entender os principais motivos e agir preventivamente, assim, você poderá ajustar processos, melhorar o atendimento ou criar estratégias para retenção de clientes.

Negociações negativas

Enxergue com clareza as negociações negativas, ou seja, quando ocorre redução no valor do serviço do contrato.

Reajustes

O dashboard de reajustes exibe os contratos que passaram por alteração de valores e mostra o quanto foi reajustado, data do reajuste, tipo de contrato e impacto na receita. Ele ajuda a acompanhar a evolução financeira dos contratos, manter previsibilidade de faturamento e garantir que os reajustes estão sendo aplicados corretamente, conforme política da empresa ou contratos.

Saldo

Que tal saber qual é o potencial da sua carteira de clientes? Com esse dashboard você consegue ter acesso a essa informação, assim, com base nos contratos cadastrados, saiba qual valor de faturamento você consegue gerar, independente se está faturado ou não.

Dashboard SaaS: Ideal para Contratos de Receita Recorrente

O Dashboard SaaS é essencial para você visualizar a sustentabilidade do seu negócio, podendo assim, ajustar ações de marketing, vendas e cobranças de forma eficaz.  Isso porque ele fornece indicadores-chave como o MRR (Receita Recorrente Mensal), a taxa de cancelamento de contratos (Churn Rate), o crescimento líquido de receita e o Ticket Médio.

Confira quais indicadores você tem acesso ao utilizar o Questor Negócio.

MRR (Receita Recorrente Mensal)

O MRR é uma métrica que mede a receita previsível de uma empresa com contratos de assinatura ou serviços recorrentes. Desta forma, ele se torna essencial para contadores, advogados e prestadores de serviço em geral, pois ele permite acompanhar o fluxo de caixa e prever ganhos futuros. No Questor Negócio você terá acesso ao MRR:

Ativo: que mostra o valor total da receita recorrente mensal gerada pelos contratos ativos.

Novo: apresenta a receita recorrente mensal conquistada com novos contratos em um período específico.

Em expansão: visualize o aumento da receita recorrente mensal proveniente de clientes que já eram ativos, ou seja, aqueles que optaram por um upgrade, adição de serviços ou reajustes.

Líquido: confira em tempo real a variação total da receita recorrente mensal ao considerar ganhos (novos contratos + expansão) e perdas (reduções + cancelamentos). 

ARR (Receita Recorrente Anual)

O ARR é uma métrica financeira que mede a receita previsível da sua empresa ao longo de um ano, ela é baseada em contratos de assinaturas e também outros fluxos de receita recorrente. Ele oferece uma visão estratégica de longo prazo sobre o faturamento, ajudando a tomar decisões com mais segurança, planejar investimentos, avaliar o crescimento e atratividade do negócio, em especial, os modelos de assinatura ou contratos contínuos.

No Questor Negócio você tem acesso ao ARR:

Histórico: acompanhe o crescimento da empresa ano a ano, identificando tendências, sazonalidades e possibilitando uma avaliação completa sobre o impacto de estratégias comerciais, reajustes ou churn rate na geração de receita recorrente.

Histórico x Atual: compare a receita recorrente anual de anos anteriores com a do momento atual, visualize o crescimento ou queda da receita ao longo do tempo.

ARPA (Receita média por conta)

O ARPA é uma métrica muito utilizada para saber a receita média gerada por cada cliente ativo. O cálculo do ARPA é baseado no MRR Líquido e no total de clientes que possuem contratos ativos, desde o início da operação da empresa até o final do mês que está sendo analisado.

Com base na ARPA é possível avaliar a capacidade que a empresa tem de gerar receita recorrente, atrair e fidelizar clientes. Por isso, ele é um indicador importante para empresas que trabalham com receitas recorrentes.

Churn Rate

O Churn Rate é uma taxa de rotatividade, ou seja, a taxa de cancelamentos de serviços recorrentes do período analisado. Ele é um dado muito importante quando a empresa trabalha com receitas recorrentes, já que a satisfação e a retenção de clientes é um fator gerador de receitas. Portanto, quanto menor o Churn Rate, melhor.

Através desse cálculo é possível observar qual é o percentual de serviços cancelados mensalmente, a partir disso, você consegue fazer uma análise mais profunda sobre quais serviços foram cancelados e o motivo. 

Mas atenção! É importante que você saiba qual é o Churn Rate aceitável para o seu mercado de atuação, assim você consegue estabelecer metas e estratégias de retenção de clientes e dos serviços prestados.

Esse é o cálculo do Churn Rate

Você pode compará-lo com outros indicadores e ficar atento já que churn alto impacta seu crescimento, por isso, se as vendas não acompanham, o MRR Líquido cai e se, além disso, as vendas caem, o impacto é ainda maior. Por tanto, qual seria o cenário ideal? Churn baixo, vendas em alta e custos controlados.

É importante ressaltar que se o churn sobe sem vendas novas suficientes, até o ticket médio diminui.

Ticket Médio

O indicador de ticket médio é a receita mensal média por cliente, ou seja, toda vez que mais clientes adquirem um serviço, o ticket médio aumenta. Quanto maior o ticket médio, melhor.

O cálculo do ticket médio é:

Esse são alguns dos principais dashboards que você tem acesso ao utilizar o Questor Negócio, a partir deles é possível ter uma visão macro do seu negócio e garantir um crescimento saudável. Também, permite que você preveja pontos de atenção e consiga ter tempo para um planejamento estratégico eficiente. 

A transformação de gestão com dashboards

Agora que você já sabe o que são dashboards, para que servem e quais estão disponíveis no Questor Negócio, garanto que conseguiu perceber qual valor eles entregam para a sua empresa, certo? 

De qualquer forma, é importante ressaltar que ao utilizar dashboards para tomar decisões e aprimorar como administra sua empresa, você elimina o retrabalho de cruzar planilhas e obter dados de fontes distintas. Com isso, você consegue:

• Reduz erros manuais: automatizando a coleta de dados e deixando de depender de processos manuais.
• Ganha uma visão real do crescimento ou queda do seu negócio: ao invés de esperar o final do mês para ver se a empresa cresceu ou não, você acompanha isso em tempo real, diretamente do sistema.
• Toma decisões rápidas e assertivas: com o acesso rápido e fácil aos indicadores você decide com clareza o que melhorar, o que cortar e o que replicar.
• Economize tempo e dinheiro: com relatórios mais rápidos e precisos, você ganha produtividade e foca no que realmente importa, escalar a sua empresa.

Dê adeus ao passado e comece a otimizar a visualização dos dados da sua empresa.

Se você continua preso ao modelo antigo de gestão, em que precisava consultar várias planilhas ou pedir relatórios a toda a equipe, chegou a hora de mudar. Dashboards não devem ser uma exceção ou usados apenas quando há extrema necessidade. São essenciais e imprescindíveis para uma gestão eficiente.

No caso dos dashboards do Questor Negócio, você tem tudo o que precisa para transformar a forma como gerencia seu escritório ou empresa, desde o controle de contratos até a análise de indicadores de crescimento e queda.

Não deixe seu negócio refém da intuição, invista em dados e tome decisões baseadas na realidade da sua empresa.

Quer saber mais sobre como o Questor Negócio podem simplificar a gestão do seu escritório? Clique aqui e solicite uma demonstração.