ECF 2025: saiba quais são os prazos, obrigações e quem deve entregar a Escrituração Contábil Fiscal neste ano  

A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) 2025 se aproxima, com o prazo final de entrega em 31 de julho. Confira detalhes, documentos, prazos específicos, multas e mais!

Com as últimas semanas de entrega das Declarações de Imposto de Renda de Pessoas Físicas (DIRPF) e a organização para a ECD (Escrituração Contábil Digital) já encaminhada para entrega no mês de junho, outro prazo importante se aproxima, exigindo a atenção das empresas e contabilidades brasileiras, o da Escrituração Contábil Fiscal (ECF). 

É fundamental que os escritórios de contabilidade estejam atentos aos prazos e aos documentos exigidos para essa entrega, evitando possíveis penalidades. Neste texto, destacamos tudo que você precisa saber para começar a organizar as entregas da ECF 2025 com tranquilidade.

O que é a ECF?

A ECF é uma obrigação acessória que conecta dados contábeis e fiscais relacionados ao Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Ela é parte integral do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), e seu principal objetivo é facilitar a fiscalização por meio do cruzamento de informações, proporcionando transparência e segurança no processo. 

Desde 2014, todas as empresas, com algumas exceções, devem enviar essas informações.

Qual é o prazo da ECF 2025?

A regra geral do prazo da ECF é que deve ser entregue até o último dia útil de julho do ano seguinte ao ano-calendário da escrituração, ou seja, em 2025, o prazo vai até 31 de julho.

Mas atenção: em casos de eventos especiais, como cisão, fusão, incorporação ou extinção de empresas, os prazos podem mudar. Veja como funciona:

• Se o evento ocorrer entre janeiro e abril: o prazo de entrega da ECF continua sendo até o último dia útil de julho do mesmo ano;
  
• Se ocorrer entre maio e dezembro: o prazo será até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao mês do evento.

Desse modo, as exceções exigem atenção redobrada, já que o descumprimento dos prazos pode gerar penalidades consideráveis.

Qual a diferença entre a ECD e a ECF? 

É importante não confundir a ECF com a ECD (Escrituração Contábil Digital), cujo envio acontece até o último dia útil de junho, 30 de junho, em 2025. 

A ECD (Escrituração Contábil Digital) substitui os livros contábeis físicos, como o Diário, o Razão e os Balancetes, e deve ser entregue até o último dia útil de junho, que em 2025 será 30/06.

Em contrapartida, a ECF tem foco fiscal e consolida todas as operações que influenciam na apuração do IRPJ e da CSLL. Ela utiliza como base os saldos e contas da ECD, por isso, a entrega de uma complementa a da outra.

Leia mais sobre a ECD 2025 aqui. 

Quem é obrigado a entregar?

Estão obrigadas a entregar a ECF todas as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real, lucro presumido, lucro arbitrado e todas as imunes e isentas, exceto:

• As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);
• Os órgãos públicos,  autarquias e fundações públicas;
• As pessoas jurídicas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário.

Multas e penalidades

A legislação brasileira estabelece multas para quem não cumprir a obrigação da ECF, que podem ser pesadas e variam de acordo com a natureza do erro, confira: 

Para empresas que apuram o IRPJ pelo Lucro Real:

• Se a ECF for entregue com atraso, incorreções ou omissões, a empresa está sujeita à seguinte penalidade:
• Multa de 0,25% por mês-calendário ou fração, calculada sobre o lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL do período de apuração.
• Essa multa é limitada a 10% e se aplica nos casos em que a escrituração não é apresentada no prazo ou apresenta erros.
  
• Caso a empresa não tenha tido lucro no período, a base de cálculo será o lucro líquido do último período em que houve lucro, corrigido pela taxa Selic até o final do período de apuração da ECF.

A legislação prevê reduções no valor da multa, conforme o tempo de regularização da obrigação:

• 90% de redução, se a ECF for entregue em até 30 dias após o prazo legal;
  
• 75% de redução, se for entregue em até 60 dias;
  
• 50% de redução, se for entregue antes de qualquer procedimento de ofício por parte da Receita Federal;
  
• 25% de redução, caso a entrega ocorra no prazo estabelecido em intimação fiscal.

Para demais pessoas jurídicas (exceto Lucro Real):

Empresas optantes por outros regimes de apuração do IRPJ também estão sujeitas a multas se não entregarem a ECF corretamente. As penalidades previstas são:

• 0,5% da receita bruta do período de apuração, para os casos em que a empresa não atende aos requisitos para apresentação dos registros e arquivos digitais;
  
• 5% sobre o valor da operação com erro ou omissão, limitada a 1% da receita bruta do período, nos casos de informações incorretas ou omitidas;
  
• 0,02% por dia de atraso, também limitada a 1% da receita bruta, nos casos de não cumprimento do prazo de entrega.
  

Para empresas que utilizam o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), as multas podem ser reduzidas:

• 50%, se a obrigação for cumprida antes de qualquer procedimento de ofício;
  
• 75%, se a obrigação for cumprida dentro do prazo estabelecido na intimação da Receita Federal.
  

É importante também saber que a multa por atraso na entrega da ECF é gerada automaticamente no momento em que a escrituração é transmitida fora do prazo legal. Mesmo que o contribuinte realize uma retificação posterior, o valor da multa não é cancelado. E, caso a empresa discorde do valor lançado, é necessário formalizar um processo administrativo para contestar a cobrança junto à Receita Federal.

O manual completo da Escrituração Contábil Fiscal pode ser consultado no portal do Sped, disponível em:
http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1644

Adote a tecnologia no envio da ECF

Sendo assim, para evitar erros na escrituração e garantir o cumprimento dos prazos, você pode contar com a ajuda de softwares contábeis especializados. Soluções como as que a Questor fornece simplificam o gerenciamento das obrigações fiscais, aumentam a precisão e a segurança dos dados fornecidos e a eficiência de todo o processo.

Antecipe as entregas

Portanto, agora que você sabe quem deve entregar a ECF e os prazos estabelecidos, pode começar a organizar mais essa entrega para seus clientes. E por ser uma entrega complexa, é importante que a organização comece com antecedência. 

Entre em contato com seus clientes e certifique-se de que possuem todos os documentos necessários para cumprir com todas as exigências. E já inicie o processo de entrega no seu sistema. 

Lembrando que o prazo final é 31 de julho. Sendo assim, não deixe para a última hora, garanta essa conformidade e evite surpresas indesejadas.  Saiba mais em “Perguntas Frequentes” disponíveis no site do Sped. Acesse. 

Em caso de dúvidas relacionadas à entrega da ECF 2025 em seu sistema, acesse o Questor Docs ou entre em contato com nosso Suporte especializado. 

Acesse também nossos treinamentos disponíveis na Universidade Questor e participe dos nossos EADs ao vivo que realizaremos nos meses de maio e junho:

• EAD – ECF Configurações gerais: 16/05 às 9h
• EAD – Erros e Ações da ECF: 23/05 às 9h
• EAD – ECF Situações especiais:06/06 às 9h 
• EAD – Tira Dúvidas ECF: 13/06  às 9h

Inscreva-se aqui. 

Para mais informações sobre nossas soluções, fale conosco e agende uma demonstração gratuita e sem compromisso!