Entenda o que é um backup de dados, porque ele é necessário, e dicas para fazê-lo sem preocupações

Você faz backup de dados? Hoje, perder todos os arquivos que você tem armazenado no computador é algo que te causa preocupação? Você mantém as informações mais preciosas da sua empresa armazenadas em um só lugar, ou disponibiliza elas em diversas cópias de segurança? Desde já, é importante destacar que por mais que você tenha um computador eficiente ou que a sua empresa seja segura, o risco de perder dados que estão salvos apenas na máquina é constante. Além disso, esse assunto deve ser tratado com toda a prioridade para o seu negócio. Afinal, atualmente, as preocupações com cibersegurança e ameaças digitais nunca foram levadas tão a sério.

De fato, preparamos este artigo com explicações sobre o que é um backup, como adotar esta prática na sua empresa e dicas para manter a segurança dos seus dados para que você compreenda a importância destes tópicos. Continue a leitura para saber mais sobre o assunto: 

O que é um backup de dados:

Um backup é a cópia de segurança de todos os dados disponíveis em um dispositivo de armazenamento — celular, computador, tablet, ou qualquer outro aparelho. Softwares ou aplicativos também podem ser usados nessa rotina. 

Basicamente, o processo consiste em manter cópias das informações em outro ambiente, para ser possível restaurá-las caso haja perda das informações originais, mudança ou falha no dispositivo, ou qualquer contratempo. 

Essas cópias de segurança podem ser ou físicas, ou em nuvem. Ocasionamente, o uso de pendrives ou HDs externos pode ser suficiente para informações pessoais. No entanto, quando os dados são empresariais, fiscais ou contábeis, há a necessidade de maior armazenamento e segurança quando os dados.

Diferenças entre backup em nuvem e backup físico

De fato, o backup físico é uma boa opção para quem pode investir em um ambiente próprio exclusivo para tecnologia de informação. Essa estrutura, apesar de segura, precisa ser totalmente integrada à corporação para que os dados sejam gerados, armazenados e monitorados com segurança e de forma constante. 

Assim, poder monitorar os dados de forma estratégica, além de contar com confiabilidade são os principais benefícios de manter um data center físico.

No entanto, o alto custo, tanto para o investimento inicial de instalação da estrutura, quanto para os custos operacionais para que os backups continuem funcionando perfeitamente, é o ponto negativo. Ter equipamentos de última geração e uma equipe especializada são necessários.  

Ainda, há a possibilidade de contratar um sistema que faz todo o gerenciamento do backup, desde a cópia do arquivo original até o transporte dele para os ambientes seguros. Essa facilidade ajudará para que a rotina ocorra de forma natural, evitando esquecimentos. O controle é realizado através do registro de logs e alertas disparados pela ferramenta.

Outras plataformas possibilitam armazenar uma cópia de segurança dos seus dados, o que pode ser uma boa alternativas para quem possui menos recursos de investimentos. Nestes casos, HDs externos, cartões memória, e drives online podem suprir essa necessidade, desde que você faça em mais de um local e com alta periodicidade.

E backup de dados em nuvem, como funciona? 

Já o backup em nuvem traz a possibilidade de levar os dados para um servidor remoto, acessado pela internet. Ou seja, não há a necessidade de nenhuma estrutura física, resultando em vantagens no custo-benefício. Ele pode ser ainda mais rápido que o físico e oferece a possibilidade de explorar diversos recursos, como restauração de arquivos ou sincronização. 

A importância do backup de dados para sistemas contábeis

Os escritórios contábeis têm a responsabilidade de garantir o armazenamento de documentos fiscais para que os clientes operem em conformidade com a legislação brasileira. Os documentos contábeis precisam ser bem arquivados para serem fáceis de encontrar sempre que o empresário precisar deles. 

Os sistemas contábeis que apoiam os escritórios de contabilidade tem evoluído constantemente. Assim, eles favorecem o armazenamento de arquivos de forma digital, sem a necessidade de impressão. Também, alguns profissionais têm como rotina fazer a utilização de aplicativos de compartilhamento, como o Google Drive ou o Dropbox. No entanto, a orientação é utilizar soluções mais robustas para compartilhar os documentos e também realizar o armazenamento devido à complexidade da operação. 

A troca de arquivos entre cliente e contabilidade é também responsabilidade da ferramenta utilizada. Por isso, a aplicação precisa ser confiável e corresponder às especificidades da LGPD, garantindo assim amparo legal diante de algum vazamento ou roubo de dados.

Qual é o melhor método para backup de dados? 

Tudo vai depender do volume de dados que precisam ser armazenados, disponibilidade de investimento, espaço físico e outros detalhes que já citamos. Porém, garantir um armazenamento em nuvem pode ser a melhor alternativa dentre as opções atuais. 

O backup dos dados para os escritórios contábeis exige uma atenção especial. Diversas empresas são atendidas e podem ser comprometidas em caso de falha.  Por isso, a ferramenta em nuvem contratada pode facilitar o armazenamento e o compartilhamento com os clientes de forma rápida e prática.

O Questor Zen é um exemplo. Ele atua como uma ferramenta que permite o armazenamento e compartilhamento de quaisquer documentos em diversos formatos.

Confira algumas vantagens do armazenamento em nuvem para a contabilidade: 

• Dados disponíveis em nuvem a todo momento

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  A hospedagem em um servidor on-line permite acessar um link de internet para ter o controle de todos os documentos que o seu escritório gera. Além disso, as permissões podem ser alteradas para que toda a equipe tenha acesso aos dados, permitindo uma melhor atuação mesmo de forma remota. 

• Custo-benefício

   A computação em nuvem é a melhor em custo-benefício, pois permite redução de tempo e demanda de trabalho na geração dos backups, além de minimizar os gastos com infraestrutura de TI.

• Vantagem no mercado

  Os clientes buscam prestadores de serviço que ofereçam confiabilidade, tecnologia de ponta e segurança. Por isso, investir nesses aspectos garante vantagem competitiva na conquista e fidelização de negócios. 

• Segurança

  Contar com um backup em nuvem diminui a possibilidade de erros humanos, e de outros problemas técnicos, como ataques hackers, panes, arquivos corrompidos, entre outros.

Questor Cloud elimina custos com backup de dados

De fato, o Questor Cloud é uma solução focada em atender às necessidades do escritório contábil totalmente em nuvem, com automatização de todos os regimes tributários e folha de pagamento. Ele  ainda possibilita uma série de vantagens relacionadas à tecnologia da informação. O escritório contábil não precisa mais se preocupar com atualizações de sistema e backup, já que ele pode utilizar a infraestrutura da Questor para armazenamento. 

A ferramenta não necessita de instalação em cada computador dos usuários e nem de um servidor local dedicado para o uso da solução para contabilidade, sem a necessidade de nenhum esforço extra para que as rotinas funcionem.

E um ponto bem importante, é que esta solução para escritórios contábeis, já traz todos os serviços e cálculos parametrizados. Desta forma, dispensa a necessidade de um usuário chave para as configurações e garante que o operador do sistema se preocupe apenas em suas demandas.  

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