Com os processos corretos, organizar a rotina contábil torna-se muito mais fácil

A contabilidade realiza, diariamente, diversas atividades fundamentais para os seus clientes estarem sempre em conformidade fiscal. Qualquer esquecimento ou atraso pode resultar em danos prejudiciais para a qualidade das entregas. Você pretende simplificar e otimizar a rotina do seu escritório contábil? Se essa é uma prioridade para você, preparamos um conteúdo com dicas práticas que podem ser aplicadas hoje mesmo, confira: 

Por que você deve otimizar a sua rotina contábil?

Pense nessa questão: quantas funções você realiza por dia? Uma rotina contábil envolve apuração de impostos, geração da folha de pagamento, entrega de obrigações fiscais e acessórias, emissão de guias e relatórios, consulta nos portais governamentais, atendimento ao cliente e muito mais. 

Diante de tantas demandas complexas e essenciais para a rotina contábil, qualquer esquecimento pode resultar em sérios prejuízos. Por outro lado, o trabalho da contabilidade, quando não está otimizado, arrisca perder muito tempo nas rotinas manuas e pouco estratégicas. Com a automatização de processos, por exemplo, é possível garantir que as entregas aconteçam com qualidade, além de economizar tempo nas demandas repetitivas. 

Confira algumas dicas para otimizar de vez a sua demanda: 

Um bom planejamento é sempre bem-vindo: 

Com diversas entregas e obrigações em um só mês, cabe ao profissional contábil se organizar para não perder nenhum prazo. Por isso, é muito importante fazer um planejamento todos os meses, com todas as demandas que devem ser feitas no período. Esse é um item simples, mas que vai ajudar a evitar algum esquecimento. 

Também, ao elaborar este documento, é bem importante identificar erros, acertos, pontos fortes ou fracos da atuação contábil. A ideia é tentar prever e corrigir qualquer problema, que pode resultar no acúmulo de demandas e na falta de organização. Com todas essas informações em mãos, facilitar e otimizar a rotina torna-se uma consequência. 

Reuniões são importantes, mas valorize o seu tempo:

Cada cliente tem as suas preferências. Alguns vão conversar com o contador apenas ocasionalmente, enquanto outros farão questão de fazer reuniões com frequência. No entanto, garantir a eficiência na rotina contábil significa, também, saber aproveitar o tempo e otimizar o período gasto em reuniões. Perder muito tempo pode representar prejuízos para a operação, então, preste atenção para as reuniões serem bem aproveitadas. O mesmo é válido para os encontros internos com o time. 

Saiba manter o controle das demandas:

Sem trapaçar, nos responda: quantas demandas o seu escritório tem em atraso hoje? E com a entrega próxima? Esses detalhes devem estar na ponta da língua, mas nem sempre é fácil manter um controle sobre isso.  Para organizar-se, é fundamental manter checklists com todas as entregas, com o máximo de informações possíveis: data de entrega, lista de documentos, entre outros. A meta é não esquecer de nada, ou, caso aconteça um esquecimento, não perder o controle dos atrasos. 

Para esse tópico, você pode contar com uma solução tecnológica de alta performance como aliado. Plataformas de gestão de tarefas auxiliam a não perder nenhum prazo, e notificar no caso de esquecimentos. A vantagem é ainda maior entre os gestores, que conseguem ter acesso, em um só lugar, a todo o controle de produtividade do escritório. 

A tecnologia é uma grande aliada:

A automatização de processos através da tecnologia deve ser uma prioridade dentro dos escritórios contábeis. Isso porque ela ajuda a eliminar o tempo gasto com demandas repetitivas e recorrentes, contribuindo para a rotina contábil ganhar tempo e agilidade.

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