GESTÃO DE CONTRATOS: O QUE É E POR QUE É TÃO IMPORTANTE
A gestão de contratos é uma rotina muito comum entre empreendedores. Independente de seu segmento ou do tamanho da sua empresa, em algum momento é ou será necessário lidar com eles. Contratos, tendem a ser complexos, cheios de cláusulas, obrigações e quanto mais detalhes tiver de mais atenção precisa.
Mas, antes de qualquer coisa, precisamos começar entendendo alguns termos.
O QUE É GESTÃO?
Gestão ou do latim gestio é uma ciência que sistematiza práticas para ajudar na administração de diversos aspectos, como o tempo, uma empresa, contratos, pessoas, entre outros.
Ou seja, um gestor é aquele que planeja, organiza, dirige e controla. Ele é responsável por atuar da maneira mais eficiente possível para que o negócio prospere e atinja seus objetivos.
Hoje, a gestão aliada à tecnologia proporciona muito mais resultados aos gestores e suas empresas. Isso porque muito mais do que resultados financeiros e de produtividade, também existe a preocupação com o bem-estar da equipe.
GESTÃO DE CONTRATOS
Pode ser que a sua visão sobre à gestão de contratos seja igual a de uma grande parte dos empreendedores, que entendem ela como apenas um acompanhamento sobre as etapas do processo e da vida dela. Mas, gerir contratos vai muito além e precisa ter atividades bem definidas e planejadas.
Ao gerenciar contratos você vai acompanhar todos os processos, desde a sua criação até o encerramento. Portanto, isso significa que será necessário acompanhar a negociação, elaboração, assinatura, monitorar todas as etapas e conferir o cumprimento no prazo, evitando multas.
Esses contratos podem ser de venda, de serviço, de locação, de trabalho, ou qualquer outro. O principal objetivo da gestão de contratos é garantir que os termos sejam executados da melhor maneira e dentro do tempo estipulado.
É claro, existem diversas áreas que precisam de gestão contratual, e a de serviços é uma delas. Além de auxiliar na execução do serviço de maneira eficaz, gerenciar seus contratos quando você é prestador de serviços é essencial para evitar conflitos, além de identificar problemas e desafios potenciais mais cedo no processo.
POR QUE É IMPORTANTE GERENCIAR CONTRATOS?
Alguns pontos já deixamos implícitos nos textos acima, como, evitar multas, garantir o cumprimento do contrato e evitar conflitos. Porém, acreditamos que é sempre muito importante reforçá-los. Por isso, separamos abaixo alguns dos principais motivos de porque gerenciar contratos é importante.
- Melhorar a eficácia dos processos: para ser eficiente na execução dos seus serviços é importante gerenciar os documentos, automatizar processos e usar a tecnologia para isso pode ajudar a simplificar e agilizar os processos.
- Monitorar o desempenho de todas as partes: ao monitorar o desempenho de todas as partes, você garante que tanto o prestador de serviços, como o fornecedor e até mesmo o cliente estejam cumprindo os termos corretamente.
- Identificar riscos: ter uma gestão eficiente te ajuda a identificar os riscos contratuais, como riscos legais, financeiros e operacionais, controlando e gerenciando antes mesmo de eles virarem um problema.
- Gerenciar expectativas: estabelecendo prazos e deixando isso no contrato, você garante que todas as partes entendam de forma clara quando cada etapa irá acontecer.
- Melhora o relacionamento com seus fornecedores e seus clientes: com esse controle fica mais fácil de fortalecer a parceria entre as partes e promover a fidelidade.
- Gerenciamento de custos: desta forma, você consegue garantir a previsibilidade de receita, gerenciamento do fluxo de caixa e se planejar financeiramente.
Existem diversos outros motivos pelos quais é importante e imprescindível que você gerencie seus contratos. Mas com esses que citamos, com certeza você já consegue ter uma boa base.
GESTÃO DE CONTRATOS COM APOIO DA TECNOLOGIA
A tecnologia é, com certeza, uma das maiores aliadas dos prestadores de serviço, principalmente quando se trata de gestão de contratos. Com ela o empreendedor consegue automatizar processos e rotinas repetitivas, assim como a assinatura dos contratos, avisos de vencimento e lembretes de renovação automática. Tirando esse tempo que seria dedicado a operações manuais, para ações de análise e estratégia.
Além disso, com um sistema de gestão é possível ainda controlar o financeiro da sua empresa, garantindo a saúde e o pleno funcionamento. Um sistema de gestão de contratos também é muito importante para contadores que precisam ter um controle maior sobre o valor cobrado pelos seus honorários contábeis.
Enfim, são diversas vantagens e motivos para você buscar agora mesmo um sistema que te ajude a gerenciar seus contratos e para isso pode contar com o Questor Negócio. Solução da Questor ideal para prestadores de serviços que tenham uma gestão por receita recorrente ou por serviços.