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Com a tecnologia, é possível automatizar o disparo de alertas sobre as novas Mensagens da Caixa Postal, simplificando a gestão de comunicados disponíveis nos portais dos governos estaduais e federais

Você sabe qual é a importância de monitorar as mensagens da Caixa Postal do e-Cac ou DEC? Deveria fazer parte da rotina de qualquer contribuinte acessar as mensagens do portal do e-CAC ou do Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC), para conferir a comunicação com a Receita Federal ou com as Secretarias Estaduais da Fazenda. No entanto, acessar esses canais pode ser uma tarefa trabalhosa, demorada e cansativa.

Neste artigo, vamos te explicar para que serve a Caixa Postal do e-CAC e do DEC. E, por fim, você vai conhecer uma solução que te ajudará a nunca perder uma mensagem destes portais. Confira:

Mensagens da Caixa Postal do e-CAC

O Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) é um portal online, criado em 2005, pela Receita Federal. O principal objetivo é proporcionar um atendimento mais prático e ágil para apoiar as pessoas físicas e jurídicas nas obrigações fiscais. Através dele, é possível realizar consultas, pagamentos, acompanhamentos ou conferir as obrigações legais.

Antes da criação do e-CAC, essas informações só eram obtidas através de visitas presenciais às unidades da Receita Federal. Portanto, a criação deste dispositivo virtual permitiu a automatização de diversas rotinas, entre elas, a consulta de rendimentos, extrato do imposto de renda, informações sobre dívidas ativas, entre outros. Para garantir a segurança das empresas, o portal do e-CAC conta com um rigoroso protocolo de privacidade. 

Entre os recursos do site, está a caixa postal, um correio eletrônico em que o contribuinte recebe mensagens da Receita Federal. Por isso, deveria fazer  parte da rotina de qualquer profissional que atua no setor fiscal e contábil acessá-lo com frequência, para acompanhar informações sobre pendências, prazos ou inconsistências que podem atrapalhar o andamento das empresas.

Todas as empresas que desejam receber mensagens da Receita Federal por meio eletrônico podem acessar a caixa de entrada do portal do e-CAC. Por segurança, para acessar o ambiente virtual, é necessário utilizar um certificado digital ou código de acesso. 

Mensagens da Caixa Postal do Domicílio Eletrônico do Contribuinte

Também faz parte da rotina fiscal consultar as mensagens das Secretarias Estaduais da Fazenda. Para isso, boa parte dos estados mantém a comunicação através de Domicílios Eletrônicos do Contribuinte (DEC). Estes espaços têm a mesma funcionalidade da caixa postal do e-CAC, no entanto, são exclusivos para os estados. 

É recomendado que o DEC seja consultado ao menos uma vez por semana, para garantir que a empresa esteja de acordo com todas as obrigações fiscais e tributárias. Se essa ainda não é uma rotina dentro da sua organização, deveria tornar. Em caso de comunicados não lidos, você poderá ser pego de surpresa com uma dívida ativa junto ao Governo Estadual.

Como é a rotina do responsável por realizar a gestão dos comunicados

Garantir que todos os contribuintes  estejam sempre em dia com todas obrigações federais e estaduais, gera uma demanda grande para o responsável pelo atendimento dessa rotina. Para quem precisa verificar os cadastros em diversos estados, a demanda é ainda maior,  já que é necessário verificar diferentes portais estaduais.. 

Acessar todos os sites e verificar as caixas de entrada manualmente pode ser uma rotina repetitiva, que gera custos e diminui a produtividade dos profissionais. No entanto, para substituir este processo e garantir agilidade e praticidade, ferramentas tecnológicas podem realizar essa consulta e centralizar todos os comunicados em um único portal. 

A simplificação da rotina através da tecnologia, garante não apenas um esforço menor do colaborador responsável por essa gestão, mas, principalmente a certeza de que todas as mensagens estarão sempre sendo monitoradas, evitando erros e falhas de comunicação.

Conheça 5 vantagens de monitorar mensagens do Governo Federal e Estadual 

1 – Não perca nenhuma notificação:

Na correria de abrir todas as caixas de entrada diariamente, o profissional da área  pode deixar escapar alguma notificação. Esse equívoco apesar de  parecer pequeno, pode causar transtornos e prejuízos. Ao aderir a uma ferramenta tecnológica para monitorar estes comunicados, as chances de perder uma notificação reduzem consideravelmente. 

2- Centralizar todas as informações em um só espaço:

Contar com a tecnologia para monitorar as mensagens da caixa postal pode ajudar a centralizar o alerta de todas as mensagens  em um só espaço. Assim, ao invés de acessar diversos sites para saber se há uma nova notificação, você realiza o acesso em um só espaço.

3- Não perder nenhum prazo de notificações:

Com o recebimento dos alertas automáticos, você garante o monitoramento dos comunicados, sem perder prazos e oportunidades de negociações. O esforço de buscar por informações é substituído pelo monitoramento constante das caixas postais.

4- Menos custos, mais tempo:

 Além das vantagens operacionais, você ainda poderá garantir a redução de custos e  aumento de produtividade. Isso porque, um processo que levaria horas ou dias (a depender do tamanho de consultas que precisam ser realizadas), pode ser feito conforme a periodicidade dos alertas recebidos. Com a consulta e gerenciamento automático das mensagens, o setor responsável pelo monitoramento pode focar em outras demandas, e assim, ser mais produtivo e lucrativo. 

5- Segurança em cada etapa:

Com a ferramenta tecnológica certa, você ainda garante conformidade com LGDP e  que todo o processo seja prático e seguro, sem riscos de vazamento de informações. 

Questor Caixa Postal: todas as vantagens em uma única solução

Com o objetivo de atender atender às necessidades das grandes corporações, que precisam monitorar a matriz e suas filiais,  e também dos escritórios de contabilidade, com seus inúmeros clientes, conte com o Questor Caixa Postal. Esta solução alerta sobre uma nova mensagem disponível no portal e-Cac e das Fazendas Estaduais. 

Com isso, é possível ficar tranquilo em relação ao recebimento de novas mensagens vindas dos órgãos governamentais. Basta uma simples configuração para que, todas as mensagens passem a estar disponíveis no Questor Zen, um portal online que armazena diversos documentos, além de buscar notas fiscais nos portais federais e municipais, e monitorar as certidões negativas de débitos.

Mais importante, por segurança legislativa, o Questor Zen não executa a leitura das mensagens, mas disponibiliza um hiperlink para acesso direto no portal do domicílio eletrônico ou e-Cac. Esse fato também garante que as mensagens não comecem a contar o seu prazo de vencimento.

Por fim, solução da Questor está sendo constantemente atualizada para atender mais estados a cada lançamento de versão, e no momento, está adequada para consultar os DECs de Amazonas, Bahia, Minas Gerais, Santa Catarina, São Paulo e Rio de Janeiro.

Veja o cronograma para as próximas entregas: 

  • Estadual MT – Entrega em Julho
  • Estadual DF – Entrega em Julho
  • Estadual PR – Entrega em Agosto
  • Estadual RS – Entrega em Agosto

Quer agendar uma demonstração sobre o Questor Caixa Postal? Clique aqui, preencha o formulário para entrar em contato com a nossa equipe.

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