Erros comuns ao emitir uma ordem de serviço
A ordem de serviço é um documento muito comum e presente no dia a dia de qualquer prestador de serviços. Uma ordem de serviços deve conter detalhes do trabalho que será realizado, como um guia para quem executará a atividade.
Além disso, ele é uma forma de formalizar e documentar os serviços prestados, auxiliando o setor financeiro na hora de fazer o faturamento e cobrança do cliente. Também, serve como um guia para a direção ou gestor compreender como está o fluxo de trabalho e o desempenho do negócio.
Não cometa esses 3 erros na emissão
Você quer que seu cliente esteja satisfeito, certo? Além disso, garanto que pretende cobrar pelos serviços prestados de forma justa para ambas as partes. Para isso, é necessário preencher minuciosamente a ordem com todos os detalhes necessários para que o serviço atenda às necessidades do cliente. Registrar as informações para realizar a cobrança e analisar o desempenho posteriormente, também é importante.
Da mesma forma que a falta de informações, não especificar os custos pode causar prejuízos financeiros, além de uma dor de cabeça para você e para o cliente. Isso porque imagine que ao fechar o negócio você informou ao cliente que daria um desconto em um serviço específico, ou que teria um acréscimo por algo a mais que faria para poder atender a demanda dele. Ao chegar a ordem de serviço para o setor financeiro, eles irão realizar a cobrança conforme a tabela de preços pré-estipulada. Assim, podem ocorrer cobranças indevidas, para ambos os lados.
oPode parecer até mesmo óbvio, mas esquecer de solicitar a assinatura do cliente na hora da emissão da ordem de serviço acontece. Além de ser uma garantia para o cliente que você vai executar o serviço, essa também é uma forma de segurança para você. Por isso, é importante que o solicitante assine o documento. Desta maneira, ao realizar a cobrança não poderá dizer que não havia solicitado a execução do serviço.
Ordem de serviço e a tecnologia
Algumas empresas, podem ainda, redigir esse documento manualmente. Mas, hoje no mercado também existem diversos sistemas que suprem essa demanda, realizando a emissão direto no software e facilitando o preenchimento de informações.
Desta forma, mesmo que pareça algo tão simples, ter uma solução que atenda essa demanda faz com que sua equipe ganhe em produtividade. Isso porque integrando todos os setores da empresa em um único sistema, é possível ter um panorama tanto dos serviços prestados, como das contas, pagamentos, faturamento e mais.
Se tratando das ordens de serviços, mesmo sendo algo tão rotineiro, é possível e nenhum prestador de serviços está livre de ocorrer erros que vão ocasionar em atrasos, confusões, cobranças indevidas ou prejuízos financeiros. Por isso é importante que, não apenas para emissão de ordem de serviços, mas para ter um controle maior de toda a sua operação, você conte com um ERP, que vai ser o seu braço direito para uma gestão eficiente.
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